Conoce los 15 errores más habituales en la organización de eventos

Consejos de expertos en organización de eventos para prevenir y solucionar los principales contratiempos
16.10.2019
Herramientas de OrganizaciónNewsPost populares
Conoce los 15 errores más habituales en la organización de eventos

Un evento es un acto de comunicación que se celebra “en vivo y en directo”. Es aquí, precisamente, donde radica su principal complejidad. El objetivo principal de una empresa organizadora de eventos debe ser lograr la ausencia de problemas, tanto en la planificación como a lo largo de la ejecución del evento. Por ello, cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor será la posibilidad de que se presenten problemas.

A pesar de ello, es inevitable encontrarse con algunos inconvenientes, en la mayoría de los casos, derivados de otros tantos imprevistos. Aquí es imprescindible contar con una rápida capacidad de reacción y toma de decisiones in-situ para poder hacer frente a los contratiempos sin que nadie note lo que ha sucedido.

Por ello, queremos mostraros cómo evitar algunos de los errores más habituales en la organización de eventos, para su prevención y solución a tiempo:

  • Tener claro el objetivo del evento. Hoy en día, el ritmo de vida frenético y la gran cantidad de oferta de ocio que hay, hace que sea complicado conseguir que la gente se desplace para asistir a un evento. Por lo tanto, es imprescindible asegurarnos que tenemos bien definido el objetivo a la hora de organizar el evento y confirmar que su formato es el más óptimo.

  • Verificar y comprobar las fechas del evento para que no coincidan con otro evento importante. Debemos cotejar siempre si en las fechas del evento hay algún otro acontecimiento que pueda eclipsar el nuestro (partido de fútbol, días festivos, etc.). Asimismo, en función del tipo de evento, también es primordial elegir bien el día de la semana en el cual se realizará.

  • Tener claro el público al que se dirige el evento. Es esencial tener bien definido a qué público va dirigido el acto que se estamos organizando, para adaptar la comunicación y también el contenido a sus necesidades e intereses.

  • Tener en cuenta las alergias, intolerancias alimenticias y/o vegetarianos que hay en el evento. Es necesario saber este tipo de información, preferiblemente antes del acontecimiento. Pero si no, se puede preguntar en el mismo evento, para lo que es importante tener siempre algo preparado por si fuera necesario.

  • Evitar realizar emails o invitaciones con directrices (cómo llegar, cómo inscribirse, etc.) muy extensas. “Menos es Más” con lo que hay que trabajar con contenidos más directos y concisos para que no se pierda la información clave.

  • ¡Llevar un ladrón! Nunca se sabe dónde encontrarás un enchufe o dónde lo necesitarás, por ello es básico llevar siempre un ladrón.

  • Solicitar permisos/ licencias/autorizaciones de ocupación del espacio público en eventos que son outdoor.

  • Contar con plan B en caso de mal tiempo u otro tipo de circunstancia que impida el acceso planificado de los invitados al evento.

  • Precaución con las medidas de prevención de riesgos. Por ejemplo: contar con una ambulancia dependiendo del número de asistentes contemplados.

  • Contar con un retroplanning o cronograma detallado para asegurar que se están cumpliendo los timings y que se está olvidando de ningún detalle.

  • Contar con presupuesto para imprevistos

  • Hacer pruebas en caso de que la tecnología sea un factor principal en el evento

  • Pensar en opciones de producción/organización/montaje amigables con el medio ambiente.

  • Enviar información útil y básica a los asistentes antes del evento. En caso de ser sesiones académicas, enviar documentos de preparación a la reunión como la agenda, la carta de bienvenida y la explicación de lo que se van a encontrar. En caso de ser eventos sociales, mencionar el protocolo a los asistentes, en caso de haberlo, como por ejemplo: el código de vestuario, o informar de llevar zapatos cómodos en casos en los que se debe caminar mucho o si el terreno no está adaptado, etc.

  • Una vez finalizado el evento, hacer un análisis posterior de errores o cosas a mejorar, que puedan ser de gran ayuda para próximos eventos.

Entradas relacionadas

20 de años de experiencia creando eventos únicos

20 de años de experiencia creando eventos únicos

Convertimos los eventos en experiencias inolvidables
16.10.2019
Casos de ÉxitoNewsPost populares
¡Esta Navidad, te proponemos un reto solidario!

¡Esta Navidad, te proponemos un reto solidario!

Conoce un fantástico proyecto creado por la fortaleza e ilusión de dos niños que quieren cambiar el mundo: Shurikan Blau
04.12.2019
Solidario y SostenibleNewsIdeas Top